Metams baigiantis, pamažu į dažną kalendorių įsisuka ir retas svečias: metinis veiklos aptarimo (ar vertinimo) pokalbis. Jų gali būti labai skirtingų, priklausomai nuo pokalbį organizuojančio žmogaus ir jo kompetencijų. Gali būti labai formalus, vien tam, kad visi dalyvaujantys užsidėtų varneles, gali būti žlugdantis ir nuvertinantis, gali būti skatinantis ir nuteikiantis viltingai, gali palikti su jausmu WTF (arba – kas čia kątik buvo)? Gali jo ir nebūti – tokiu atveju tikrai gali šį pokalbį inicijuoti ir pati:s. Kad ir su kokios rūšies pokalbiu tau tektų susidurti, visuomet gali tinkamai jam pasiruošti ir išsinešti sau daugiau naudos, nei išsineštum plaukdama:s pasroviui. Taigi, mažiau kalbų, daugiau darbų: eikime prie esmės!
METINIO POKALBIO TIKSLAS
Tradicinis, įprastinis metinio pokalbio tikslas – įvertinti tavo darbą ir rezultatus per visus metus ir šiuos vertinimus naudoti kaip pagrindą tavo darbo užmokesčio ar atsakomybių augimui. Didelėse organizacijose, tikiu, taip yra ir dabar. Tačiau pastaruoju metu vis daugiau vadovių:ų pasiduoda tendencijai atskirti veiklos vertinimo ir darbo užmokesčio (ir/ar kitų darbo sąlygų) aptarimo pokalbius.
Iš vadovės pozicijos galiu pasakyti, kad ši tendencija (atskirti darbo užmokesčio ir veiklos vertinimo pokalbius) yra labai faina – truputį užknisa, kai skiri laiko ir pastangų pasiruošimui bei nori pasikalbėti, pareflektuoti, suteikti grįžtamąjį ryšį ir jį gauti, aptarti kitų metų planus, o komandos narys į pokalbį ateina su vieninteliu klausimu: ar pakelsi man algą (naudojant su darbu ne itin susijusius argumentus, pavyzdžiui, padidėjusias asmenines išlaidas)?
Tačiau kaip darbuotoją mane užknisa, jeigu vadovė:as įsivaizduoja, kad darbe man užtenka vien bėgioti po pievas susikibus už rankų ir dirbti vardan tobulėjimo, bendros gerovės ir karmos taškų (ir occasional paplekšnojimo per petį). Didelis menas yra susitikti kažkur pusiaukelėje ir susitarti dėl visoms pusėms tinkamų sąlygų.
Todėl pagalvok ir sau aiškiai įsivardink šio pokalbio tikslą. Metinis pokalbis – tai puiki galimybė pasitikrinti kiek vienodai ar skirtingai su vadovu matai situaciją, savo indėlį į kuriamą vertę organizacijoje, augimo ir tobulėjimo galimybes, privalumus ir trūkumus, planus – ne tik darbo užmokesčio didėjimo klausimą. Be to, šis susitikimas – labai tinkamas laikas prisiminti praėjusių pokalbių susitarimus, lūkesčius ir tikslus (bei su jais susijusius “bonusus”). Tobula, jei visa tai buvo ne tik aptarta, bet ir suderinta raštu (apie tai – truputį vėliau).
Kitaip tariant, šio pokalbio metu gali ne tik išsiaiškinti realią situaciją, prisiminti susitarimus, parodyti savo įsitraukimą bei dėmesį bendriems organizacijos ir komandos, kurios dalimi esi, tikslams, iššūkiams ir galimybėms, bet ir pakloti solidžius pamatus kitų metų sėkmei (kad ir kaip ji atrodytų tavo atveju).
METŲ REFLEKSIJA
Įsivertink savo praėjusių metų darbą. Kokiu balu jį vertintum? Ko pritrūko – jei trūko – iki puikaus? Kokiais pasiekimais džiaugiesi? Įsivardink konkrečiais punktais. Kas nuvylė / nuliūdino? Ką bandei, bet nepavyko? Ką sužinojai ar išmokai?
Labai svarbus žingsnis: būtinai įsivertink, kiek tavo pasiekimai ir džiaugsmai tiesiogiai siejasi su tavo atsakomybėmis (pareigybe) ir ankstesniuose pokalbiuose aptartais tikslais, iššūkiais augimo kryptimis (jei tai buvo aptarta ir sutarta). Jei organizacijoje yra pareigybių aprašai – peržiūrėk savąjį. Labai gali būti, kad prisiminsi ką nors, ko savo apžvalgoje nepagalvojai pasižymėti. Peržiūrėk ir prisimink ir bendrus, komandinius ar visos organizacijos tikslus – jei jie buvo užfiksuoti ir prieinami kokia nors forma.
Kam to reikia?
Na, metinis pokalbis yra tinkamas laikas pareflektuoti ir pasidžiaugti sėkmėmis, apsvarstyti nesėkmes ir išmoktas pamokas ir sutarti dėl bendros krypties kitiems metams. Deja, pernelyg dažnai pokalbio metu pakrypstama į smulkmenas, detales ar net paties darbo turinį (na, pavyzdžiui, konkrečių projektų | klientų | užsakymų problematiką) – ir tai atitraukia dėmesį nuo platesnio vaizdo, kuriam ir yra skirtas šis pokalbis. Kasdieniškoms, rutininėms problemoms ir detalėms yra skirti kiti aptarimai, tad juos labiau rekomenduoju palikti už metinio pokalbio durų. Konkrečius darbus, projektus ar klientus verta trumpai paminėti tik tuo atveju, jei kalba eina apie specifines situacijas, susijusias su laimėjimais / pamokomis ir pan. dalykais, kuriuos nori reflektuoti.
Prisiminti savo oficialias atsakomybes ar pareigybės aprašą verta dėl to, kad būtent per šią prizmę tave ir tavo rezultatus vertina ir vadovė:as. Ne kartą esu praktikoje susidūrusi su atvejais, kai žmonės metiniame pokalbyje džiaugiasi pasiekimais, kurie neturi daug bendro su jų pareigomis, arba skundžiasi tam tikrais darbo aspektais, kurie yra tarp pagrindinių konkrečios pareigybės atsakomybių. Ką tai sufleruoja vadovei:ui? Kad žmogus yra ne savo vietoje – kad ir koks fainas, veržlus ir atsakingas jis bebūtų. Įsivaizduok: kavinėje užsisakai blynų. Po kurio prieina padavėja:s ir pradeda pasakoti, kaip kepa patį nuostabiausią tortą, kokį pasakišką kremą plaka ir koks išskirtinis bus torto dekoras. Tiesa, už visas tas pastangas reikės papildomai susimokėti – bet juk TORTAS! Tačiau problema tame, kad tu norėjai blynų. Už blynų kainą.
Todėl artėjant pokalbiui prisimink, dėl kokių tikslų, darbų ir atsakomybių buvo susitarta – ir kaip tau per šiuos metus pavyko visa tai išpildyti. Jei ėmeisi ir nuveikei ką nors papildomo, kad neįtelpa į tavo įprastinių pareigų rėmus – valio, būtinai paminėk ir taip. Tik žiūrėk, kad vietoje blynų nepatiektum neprašyto torto (kad ir koks skanus ir geras jis būtų).
Šiame etape taip pat pravartu prisiminti ir sugrįžti prie susitarimo, kokią naudą tau turėtų atnešti išsikeltų tikslų išpildymas (ar viršijimas) – jei toks susitarimas buvo. Jei jo nebuvo, bet akivaizdžiai matosi, kad ne tik puikiai vykdei savo pareigas ir išpildei veiklos rodiklius, bet ir įdėjai papildomų pastangų siekiant bendrų tikslų – net ir tokiu atveju turi labai solidų pagrindą kalbėtis apie įvairius bonusus (įskaitant, bet neapsiribojant vien darbo užmokesčio didėjimu).
KLAUSIMAI
Užduok klausimus vadovei:ui. Ne tik apie tai, kaip vertina tave ar tavo darbą, kaip bus išpildyti tam tikri susitarimai, ko tikisi ir pan., tačiau ir apie platesnį kontekstą. Tai yra, tavo komandos ir visos organizacijos rezultatus. Kaip juos vertina. Ką pakeistų. Kokie tikslai keliami kitiems metams. Kokių naujovių planuojama (jei planuojama). Kokie pokyčiai laukia.
Visi šie klausimai padės ne tik sužinoti daugiau informacijos apie esamą situaciją bei kaip ją (ir tave bei tavo rezultatus) vertina vadovė:as, bet ir padės pademonstruoti nuoširdų rūpestį bei dėmesį organizacijos sėkmei. Jeigu galvoji, kad tavo pastangos savo darbą atlikti puikiai jau tarsi savaime parodo tavo įsitraukimą ir norą kurti didesnę vertę, tai turiu tave nuvilti: N E B Ū T I N A I! Na, gal ir parodo, bet labai jau subtiliu ir tyliu būdu – o tą subtilumą per kasdienius rūpesčius ne visuomet lengva pamatyti. Jei nori, kad vadovė:as tai tikrai žinotų, turi labai aiškiai ir nedviprasmiškai tai pademonstruoti be jokiio lūkesčio, kad susipras pati:s.
P.S. informacija, kurią išgirsi pokalbio metu – aukso vertės! Ja remiantis galėsi susidaryti kitų metų veiksmų planą. Ypač tai aktualu, jeigu sieki konkrečių pareigų (tuomet ir klausimus užduok susijusius su jomis), didesnio užmokesčio ar kitų darbo sąlygų pagerinimo.
Jei su konkrečia:u vadove:u dirbi jau ne pirmus metus, tai greičiausiai žinai, kokio konkretumo atsakymų tikėtis, ir gali iš anksto pasiruošti užduoti konkretinančius klausimus. Ypač, kai kalba eina apie susitarimų vykdymą. Labai tikiuosi, kad dirbi su vadove:u, kuri:s tiesiai ir nedviprasmiškai komunikuoja ir laikosi duoto žodžio. Tačiau gali būti situacijų, kai net ir tokia:s vadovė:as negalės duoti tau to, kas buvo aptarta per ankstesnius pokalbius (ištikus krizei, pasikeitus situacijai rinkoje ar tiesiog įmonės politikai). Tokiu atveju nepriimk abstrakčių, miglotų pasakymų ar pažadų ir tarkis dėl konkrečių galimų alternatyvų ir aiškių terminų. Pavyzdžiui, praėjusiame pokalbyje sutarėte, kad įvykdžius tam tikras sąlygas (na, kad ir sėkmingai užbaigus tam tikrus užsakymus ar įgijus tam tikrų įgūdžių / kompetencijų), gausi X dydžio premiją ar algos pakėlimą. Šiame pokalbyje išgirsti, kad dėl situacijos rinkoje tokio dydžio premijos ar algos išmokėti nėra galimybės. Tavo užduotis – išsiaiškinti, kada vadovė:as planuoja tokią galimybę atrasti ir aptarti tau tinkamas kitas alternatyvas. Pavyzdžiui, trumpesnį darbo laiką, darbo krūvio sumažinimą, nuotolinio darbo galimybes, papildomas atostogas ar kitas naudas, kurios tau galėtų būti aktualios.
LŪKESČIAI
Verta skirti dėmesio ir lūkesčių susiderinimui. Išgirsti vadovės:o lūkesčius tau ir išsakyti savuosius. Visuomet geriau iš anksto susiderinti lūkesčius ir žinoti realias galimybes jų išpildymui (arba būtinus žingsnius), nei praėjus laikui ant stalo tėkšti konkrečius reikalavimus, nes “man taip atrodo”. Tai liečia tiek darbo sąlygų ir užmokesčio aptarimą, tiek augimo galimybes, papildomas naudas. Taip pat verta nepamiršti ir lūkesčio santykiui su vadove:u – čia gali aptarti ir susiderinti susitikimų dažnį, komunikaciją, grįžtamojo ryšio ar pagalbos gavimą.
Kitaip tariant, labai supaprastintai – iš pokalbio turi išeiti su aiškia žinute: jei padarysiu X, tai įvyks Y. Jei aš įvykdysiu A, tai vadovė:as įvykdys B.
PASIŪLYMAI
Labai sveikintina praktika – atsinešti siūlymų, kaip būtų galima gerinti savo, komandos, organizacijos procesus, darbą, rezultatus. Galbūt turi idėjų, kurios padėtų puoselėti tam tikras vertybes ar komandos kultūrą? Gal atradai itin efektyvius metodus atlikti vienas ar kitas užduotis ir manai, kad verta būtų tai pritaikyti kitiems? Gal matai spragų sistemoje, per kurias išbėga laikas ar kokybė? Visa tai pirmiausiai struktūruotai pasižymėk sau ir pokalbio metu pasidalink su vadove:u. Nebūtinai visa, ką pasiūlysi, bus įgyvendinta nedelsiant, bet blogiausiu atveju bent jau pademonstruosi savo suinteresuotumą ir įsitraukimą – kas, kaip jau aptarėme, taip pat yra be galo svarbu.
Tiesa, jei tokie pasiūlymai tau neiškyla natūraliai, iš kasdienės praktikos ar pastebėjimų organizacijos viduje ar išorėje, tai nelaužyk galvos vien tam, kad kažką parodytum. Tikrai yra ir malonesnių būdų švaistyti laiką, o šią dalį priimk kaip nice to have, bet nebūtiną.
PLANAS
Kai jau aišku, kas nuveikta, kokios pamokos išmoktos, ko norime ir kas laukia kitąmet – geras laikas bent jau preliminariam planui sudaryti. Planui, kuris padės priartėti tiek prie asmeninių, tiek prie komandos ar organizacijos tikslų. Susitark, kurie tavo veiksmai ar augimas suteiks galimybę priartėti prie norimos realybės (ir norimų rezultatų). Išgirsk, ko tikisi vadovė:as iš tavęs ateinančiais metais. Ir, priklausomai nuo sutartų žingsnių, iškart susiderink laiką grįžtamajam pokalbiui. Nes vėl susitikti tik po metų – per ilgas laikas, per kurį gali atsitikti labai daug (gali nukrypti nuo suplanuoto kurso, gali keistis svarbios aplinkybės, atsakomybės ar net organizacijos tikslai). Tikėtina, kad tiek daug visgi nenutiks, tačiau reguliariai susitikti ir aptarti, ar vis dar einame ta pačia kryptimi ir ji veda mus link mūsų (asmeninių ir bendrų) tikslų – būtina.
UŽRAŠAI
Negaliu apsakyti, kaip labai rekomenduoju žymėtis svarbias detales ir pastabas pokalbio metu. Taip, kaip žymėtumeis susitikime ir pokalbyje apie projektus ir užsakymus. Tai padės ne tik “įtvirtinti” susitarimus, bet ir suvienodinti matymą. Pirmiausiai dėl to, kad mūsų atmintis – dalykas keistas, gali skirtingai rodyti tuos pačius dalykus. Taip pat ir dėl miskomunikacijos tikimybės – labai gali būti, kad tai, ką vienas asmuo nori pasakyti, kitas asmuo išgirs ir interpretuos visai kitaip. Jei pokalbio metu susikonspektuosi pagrindines mintis ir susitarimus, o po to visa tai dar apibendrinsi email žinutėje – tai bus puikus pagrindas grįžtamiesiems pokalbiams ir susitarimų laikymuisi.
O štai čia gali parsisiųsti klausimyną ir emailo šabloną, kuris padės tinkamai pasiruošti metiniam pokalbiui:
Metinis pokalbis – galimybė tarsi vėl iš naujo darbintis savo organizacijoje, ją matuotis ir tartis dėl naujų sąlygų ir tikslų. Su vis didesniu patirties, laimėjimų ir išmoktų pamokų bagažu. Labai linkiu nepaleisti jo vėjais – ir, net jei vadovė:as mažiau pasiruošė, nei tu, pasiimti iš šio susitikimo viską, ką gali geriausio.
