#1 Išjunk pranešimus
Užduotis atlieki gerai ir greitai tada, kai tinkamai joms susikaupi. Kad tinkamai joms susikauptum, reikia kuo mažiau blaškymosi ir išorinių trukdžių. Išjunk visokius notification’us ir kitus pranešimus – juos juk gali visose programėlėse pasitikrinti bet kada, t.y. tada, kai patogu tau. Kai turi ir gali skirti tam laiko, o ne įpusėjus veikti kažką kito.
Arba, alternatyva – išjunk garsą ir paslėpk telefoną kur nors toliau, kai reikia kuriam laikui sukaupto dėmesio. Aš naudojų būtent šį metodą. Dažniausiai užtenka vos 1-2 valandų. Per tą laiką tikrai nieko labai siaubingo (ar ypatingai skubaus) nenutinka, ko negalėčiau išspręsti vėliau.
#2 Gerbk savo laiką
Na, jei nori, kad tavo laiką gerbtų ir vertintų kiti – turi pradėti visų pirma nuo savęs. Viskas, ką spėjam ir ko nespėjam galiausiai sueina į vieną klausimą – prioritetus. O juos kiekvienas pasirenkame patys. šis patarimas gana platus, jis gali apimti ir dėmesio nevertus užsiėmimus, ir žmones, ir betikslį skrolinimą. Nesakau, kad kiekviena akimirka turi būti paskaičiuota ir pasverta, ir panaudota labai tikslingai. Tačiau verta sau užduoti klausimą: ar tai, kaip leidžiu laiką šiandien, rytoj, kasdien, yra sąmoningas pasirinkimas, ar labiau plaukimas pasroviui? Ir kai leidžiuosi plaukti pasroviui – ar žinau, kurlink ta srovė neša?
Ypač šie klausimai svarbūs tiems, kurie turi daugiau idėjų, nei laiko joms įgyvendint (čia taikau sau :D). greičiausiai vien sąmoningai renkantis, kam skirti laiką, jo nepasidarys gana VISKAM, bet svarbiausiems dalykams turėtų pakakti.
#3 Automatizuok
Neskaičiuok skaičuotuvu ar juo labiau ranka (nepatikėsite, būna ir tokių atvejų), kai tą gali patikėti exceliui, o dar geriau – DI (AI, arba robotams). Nemėgink atmintinai prisiminti visų deadline’ų, kai gali nusistatyti, kad juos automatiškai primintų. Nerašyk kaskart iš naujo pasikartojančių laiškų, kai gali nustatyti juos siųsti automatiškai. Kompas/telefonas tikrai kokį šimtą kartų greičiau gali atlikti kartotines operacijas. Nepatingėk ir pasigūglink, paklausinėk draugų, kolegų – kokias programėles ar programas naudoja gyvenimo (ne tik darbinio!) palengvinimui. Neišradinėk dviračio, naudokis jau išrastu, o sutaupytą laiką geriau skirk kitiems dalykams, kuriems vis jo pritrūksta.
#4 Laikykis rutinos
Atidirbk tau patogiausią, produktyviausią darbotvarkę ir jos laikykis. Gali užtrukti laiko, kol atrasi, į kokius stalčiukus sudėlioti visą dieną, bet pastangos atsipirks. Kuo mažiau chaoso, tuo mažiau laiko kaskart mėginant suprasti, ko griebtis (o visi turime visko gerokai per daug. Nebent jau pasiekei aukščiausią nušvitimo lygį). Dažnai žmonės chaosą painioja su laisve – neva rutina suvaržo ir įpareigoja. Įpareigoja jau šiaip ar taip turimi ar vis prisiimami įsipareigojimai (na, kad ir darbas). tai juos sudėliojus į atskirus stalčiukus ir priskyrus dedikuotą savaitės laiką niekaip papildomai tavęs nesuvaržo. Greičiau – išlaisvina, nes atriša rankas daugiau laisvės turėti neužpildytiems tarpams, o galvą – kitoms mintims ir idėjoms, nes nebereikia sukti galvos, kada čia ką padaryti. Planuok ir paskirk reguliarų laiką darbotvarkėje garantuotai privalomiems dalykams, o visa kita gali laisvai improvizuoti.
#5 Žinok, KODĖL
Kitaip tariant, išsigrynink ir reguliariai prisimink/įvertink išsikeltus tikslus. Arba kokios nors veiklos prasmę. Kai viskas gerai ir gražu, šie klausimai gali neatrodyti labai svarbūs. Bet ateis laikas, kai darbų ir reikalų bus tiek, kad neturėsi net kada pakvėpuot. Kaip atskirti, kam teikti aukštesnį prioritetą, kam sakyti ne, ką deleguoti ar išvis outsource’inti? Tik žinodama (-s), kam ir kodėl kažko imiesi, galėsi adekvačiai nustatyti prioritetus ir judėti pirmyn, o ne trypčioti vietoje su milijonu nesvarbių reikalų.
#6 Atsikelk anksčiau
Yra daug #5AM klubo narių, ir jie visi turbūt kaip vienas patvirtintų, kad anksti dieną pradėti apsimoka. Bet jei tu, kaip ir aš, mėgsti ir miegą (o gal net laikai save pelėda) – pabandyk atsikelti bent pusvalandžiu anksčiau. Na, maždaug – jei 5 valandą pradėti dieną tau skamba kaip SCI-FI komedija (ar siaubo trileris). Kuo anksčiau prasikrapštysi akis, tuo anksčiau galėsi imtis veiklos. Tikėtina, kad būsi bent vienu žingsniu priekyje, kai pasaulis jau pradės tavęs ieškoti. Kasdien po žingsnelį – ir žiūrėk, per kurį laiką susidaro reikšmingas atstumas.
#7 Nesėdėk susitikimuose
Venk jų, kiek tik pavyksta. Aišku, būna produktyvūs ir svarbūs susitikimai su klientais, su potencialiais klientais ir pan. bet aš kalbu ne apie šiuos, o apie tuos, na, žinai – kur susirenka N žmonių, tema susitikimo nėra labai aiški, darbotvarkės nėra, niekas neatsakingas, apie tikslą niekas neklausė. Kažkas ateina kažko “išsidiskutuot”, kažkas ateina pasiklausyt, kažkas pasiruošia, kažkas – ne. Žodžiu, visiškas balaganas. Jei turi tokių “privaloma tvarka” vykstančių susitikimų, tai pasiūlyk juos truputį pagerinti, taupant visų dalyvaujančių laiką (kaskart sudaryti darbotvarkę, paskirti atsakingus už pristatymą ir diskusijas, už pasiruošimą, aptarti tikslą, paskirti moderatorių ir įvertinti dalyvių sąrašą). Jei esi kviečiama (-s) į kokius nors reguliarius susirinkimus, tai pabandyk susitarti dėl nedalyvavimo ar retesnio dalyvavimo juose (kai tikrai nėra prasmės tau ten dalyvauti), o jei nusimuilinti nepavyksta – pamėgink juos pagerinti ir atrask, kokios naudos gali išsinešti sau. Svarbiausia – nesėdėk susitikimuose be tikslo. Arba juose tikslingai dalyvauk, arba užsiimk produktyvesne veikla.
#8 Nesnausk
Tiksliau, nesnausdink (???) savo žadintuvo. Visų pima – tikrai nepailsėsi labiau, nei iki žadintuvui suskambant. Visų antra – labai didelė tikimybė pramiegoti. Tiesiog pasakyk sau, kad suskambėjus žadintuvui lipi iš lovos ir taškas. Aš kurį laiką kamavausi su tuo snūzu, būdavo, kad snūzinu net valandą (kas 10 minučių), mat ir vėl iš vakaro turėjau vilties dieną pradėt anksčiau. Kas juokingiausia – dažnai prabundu šiek tiek prieš patį pirmąjį žadintuvą, bet kadangi žinau, kad jau gana greitai skambės, tai laukiu ir tada įpuolu į snausdinimo liūną. Kaip išsprendžiau? Išvis nustojau naudoti žaidntuvą, išskyrus atvejus, kai anksti ryte turiu svarbius susitikimus. Ir vistiek prabundu 5-6-7 (įvairiai). Kažkodėl iškart pasidarė žymiai lengviau keltis, kai nieks “priverstinai” neverčia iš lovos.
Na, bet jeigu ši laisvamaniška priemonė – ne tau (galbūt neprabundi savaime reikiamu metu arba turi labai griežtą buvimo darbe grafiką ir bijai pramiegoti), tai pasidėk žadintuvą/telefoną (ar kas nors šiais laikais dar naudoja tuos senovinius žadintuvus??) kur nors toliau nuo lovos. Ten, kur norėdama (-s) išjungti, turėtum išlipti iš lovos ir paėjėti keletą žingsnių.
#9 Nustok daryti nesąmones
t.y. multitaskinti. Garantuoju, tikrai būna dienų, kai pasiduodi multitaskinimui, ir dar labiau garantuoju, kad turi kokį nors svarbų ir logišką pasiaiškinimą. Na, maždaug, kad va tokiu ypatingu atveju neįmanoma išvengti multitaskinimo (nes ir tas svarbu, ir tas svarbu). Ką aš galiu pasakyti – bullshit. Visada yra išeičių. Žinoma, čia turime ir mažą kabliuką – kad išvengtum pasidavimo šimtui reikalų vienu metu, turi dėti išankstines pastangas, t.y. planuoti. Turėti tam tikrą darbotvarkę, rutiną, ir žinoti, kam kada skiri laiką. Gruputi panašias užduotis į tam tikrus blokus. Žinoti, kokie yra tavo tikslai ir svarbiausi veiklos rodikliai, kuo matuoji kokybę (prioritetų nustatymui ir atsisakymui). Na, o jei vis dar gyveni iliuzija, kad mėgsti laisvę ir dėl to neplanuoji (arba kad nesuplanuosi, nes ne nuo tavęs priklauso), tai multitaskingo išvengti bus labai, labaiii sunku. Tik turi suprasti, kad kai renkiesi multitaskingą, tai nenuveiki nei daugiau, nei geriau. Dažniausiai rezultatas būna visiškai priešingas – abejotinos kokybės rezultatai arba neužbaigti darbai, laikas kažkur pradingęs, o tu pavargai. (eilėraštukas gavosi netyčia, bet visai neblogas :D)
#10 Važiuok protingai
Nea, nedalinsiu vairavimo patarimų. Tik pasiūlysiu įsivertinti, kiek laiko važiuoji pirmyn – atgal (į darbą ir iš jo) ir pagalvoti, kaip gali geriau tą laiką panaudoti. Kai nevairuoji (naudojiesi boltu, viešu transportu ir pan.), tai galimybės žymiai platesnės. Aš visuomet skaitau tokiu atveju (taip gaunu nemažai papildomo laiko knygoms). Kartais pasidarau kokius nors darbus (tuos, kuriuos galiu pasidaryti tokiomis sąlygomis). Labai mėgstu tarpmiestines keliones traukiniu arba tais naujais autobusais – juose dirbti beveik tiek pat patofu, kiek namie ar ofise. Tad ir kelionė neprailgsta, ir nemažai dalykų nudirbu, kol pasiekiu galutinę stotelę. Jei visgi vairuoji, tai rekomenduoju bent kartais nevairuot, ypač, jei dėl to atsirastų proga panaudoti kelionės laiką kitiems dalykams. Judėti mieste gali ir dviračiu – mindama (-s) gal daug ir nepaskaitysi, bet papildomas judesys kūnui (tiesą sakant, ir smegenims) tikrai nepakenks. Ypač jei visą likusią dieną lindėsi prie kompo.
Na o jei tikrai, tikrai tikrai tikrai negali nevairuot (žinau, labai sunku automobilistus iškrapštyti iš jų mašinų :D), tai ilgesnės keliones vistiek gali pasiproduktyvinti. Pavyzdžiui, atlikti planuotus skambučius (žinoma, su laisvų rankų įranga). Arba klausyti garsinę knygą.
Tik nežinau, ką daryti su kamščiais. Esu viena tų laimingųjų, kuriems su kamsčiais tenka susidurti tik labai retais atvejais. Kaip galima produktyviai (ir saugiai) išnaudoti kamštį? Turėtų būti būdas?
#11 Pasitikrink paštą
Bet ne dažniau, kaip 3 kartus per dieną. Tiek turi pilnai užtekti. Yra įvairios statistikos, kiek įprastiniai ofiso žmonės iššvaisto laiko emailindami – nuo 2,5 iki 6 valandų PER DIENĄ. Skamba kaip didelė nesąmonė, tiesa? Aišku, nereikėtų pernelyg dramatizuoti – dalis to laiko yra tiesiogiai susijusi su prioritetinėmis, svarbiomis užduotimis. Bet tik dalis. Klausimas – kuri dalis? Be to, laikas švaistomas ne tik tiesiogiai rašinėjant ir atrašinėjant. Kiekvieną kartą persijungti iš vieno ar kito trukdžio (šiame kontekste – laiško) reikia vidutiniškai 23 minučių. Jeigu laiškus skaitai/rašai nereguliariai, maždaug bet kada per visą dieną (ir plius dar gauni desktop’o pranešimus), tai greičiausiai nemenka dalis tavo laiko pabyra kažkur kitapus ekrano. Išgaruoja. Įprotis lindėti pašte, arba dar blogiau – nuolat jį tikrinti gali sietis su baime ką nors svarbaus praleisti. Bet gali būti ir visai “legalus” būdas stumti laiką, prokrastinuoti, taip nieko doro ir nenuveikiant iki galo. Skubiems klausimams spręsti juk skirtas telefonas. Tad greičiausiai nieko nenutiks, jeigu 3-4 valandas netikrinsi pašto. Vis dėlto – jei jautiesi prisirišusi (-ęs) prie chaotiško emailo tikrinimo stiliaus ir režimo, tai nusimatyk daugiau intervalų (kad ir 4) ir vėliau sumažink. Pamatysi, galva bus daug šviesesnė, o ir laiko iš kakur atsiras daugiau.
#12 NE ir taškas.
Kai girdi, kad kažkas kažko nespėja, tai beveik garantuotai nemaža kaltė krenta visokiems pažadams ir neplanuotiems darbeliams. Būna žmonės, kurie nesibodi prašyti ko nors, ir būna žmonės, kurie nemoka pasakyti ne. Todėl žodį NE padaryk įprastu savo darbinėje praktikoje. Pirmi kartai, ypač jei jauti, kad nori visiems patikti ir būti maloni (-us) ir gera (-s), gali būti sunkūs. Bet įveikti save ir išmokti atsisakyti tikrai verta. Kodėl? todėl, kad liks laiko kitiems, tikėtina, svarbesniems, dalykams. Žinoma, prieš sakant NE, turi išsiaškinti ir bent jau sau (jei dirbi ne komandoje) įsivardinti savo tikslus, svarbiausius KPI’sus ir bendrus darbo principus. Dar gali apskaičiuoti savo laiko vertę (aha, išreikštą pinigais). Dar gali susidaryti sąrašą dalykų, kuriuos norėtum daryti, jei tik rastum laiko. Ir kai kitą kartą gausi siūlymą kam nors ką nors papildomai, nemokamai ar neįdomiai nuveikti, prieš atsakant prisimink visus tuos dalykus. Kitų darbotvarkėms ir nesąmoningiems prašymams lengviau pasiduodame tada, kai patys nežinome ką, kodėl ir kaip darome ir ko norime.
Būna dar viena, ypatinga NE rūšis – kai ko nors prašo (primygtinai?) vadovas. Tokiu atveju vietoje “NE, nes neturiu laiko” gali prašyti padėti įvertinti prioritetus (jau turimų užduočių ir naujai siūlomų). Taip neįsivelsi į kažką, ką bus sunku išpildyti, bet ir nepasakysi griežto NE vadovui. O visais kitais atvejais, kai sprendimus priimi tik tu, drąsiai atsisakyk. Net ir be didesnių paaiškinimų (nors gali labai norėti visaip kaip aiškintis, bet su paaiškinimais gali netyčia įsitraukti į netikėtas derybas su prašančiuoju ir vietoj ne galiausiai vistiek pasakyti TAIP)
#13 Sekmadienį švęsk, o pirmadienį planuok penktadienį
Na gal truputį painiai skamba tryliktasis patarimas, nors iš tiesų jis yra visai paprastas. Planuok iš anksto, ypač tai, kas vyks po nedarbo dienų (savaitgalio, švenčių ar atostogų). Todėl pirmadienį, bent pirmą jo pusę, susiplanuok dar penktadienį. Jei planuoji atostogas, tai suplanuok ne tik tai, kas vyks per jas (irk am deleguosi tam tikras atsakomybes ar užduotis), bet ir bent kelias pirmas dienas po jų. Net jei tai bus tik laiškų skaitymas, esamos situacijos peržiūra ir pan. Aš visuomet prieš atostogas pasidarau sau ir “rytdienos laikraštį” – susirašau svarbias pastabas ar darbelius (kam paskambinti, kokią info pateikti/surinkti ir pan.), kuriuos norėsiu prisiminti po atostogų. Kadangi išrašau, tai galiu apie tai visiškai negalvoti ir ilsėtis. Ir esu tikra, kad net ir labai atsipalaidavusi lengvai sugrįšiu į darbus, nes turiu paruoštuką, kuris padės prisiminti viską, ties kuo paskutinį kartą dirbau.
Be to, kai suplanuosi – bus daug lengviau neprisižadėti ko nors per daug ir per daug greitai. Tuo pačiu išvengsi išvakarių streso (kai jau neramu, kaip prasidės darbo diena po ilgesnio ar trumpesnio poilsio ir kas, kokios situacijos tavęs laukia). Suplanuoti kažką kai esi dar darbiniam režime (penktadienį, paskutinę dieną prieš atostogas ar šventes) yra žymiai lengviau ir paprasčiau, nei mėginti prisiminti kas prie ko ir planuoti pirmą dieną sugrįžus į darbus po poilsio.
#14 Smulkink
Visas didesnes užduotis smulkink į kuo mažesnes. Žinoma, kalba eina apie planavimą. Kuo konkretesnė ir labiau apčiuopiama užduotis suplanuota, tuo mažiau netikėtumų ir nukrypimų nuo darbotvarkės bus. Vadinasi, tuo lengviau tau bus laikytis pirminio plano ir pasidaryti viską, ką turi sąraše. Tarkime, jei įsirašysiu į savo dienos planą “dokumentų rengimas”, nors tiems dokumentams parengti man pirmiausiai reikia gauti informaciją iš kliento, tai negaliu prognozuoti nei kiek laiko aš tam užtruksiu, nei koks bus rezultatas. Bet štai jeigu nusimatysiu tik laišką ar skambutį klientui dėl reikalingos informacijos, o informacijos peržiūrą ir dokumentų rengimą – atskiroms užduotims, gal net rytoj ar poryt, tai darbotvarkė bus lengviau valdoma ir suprantama. Išskaidžius užduotis į vieno kąsnio sumuštinukus (t.y. tokias, kurias gali atlikti +- vienu veiksmu ar jų seka) ir planavimo procesas pasidaro gana aiškus ir prognozuojamas. Ir dienos pabaigoje gali užsidėti varneles prie visų atliktų užduočių. Pavyzdžiui, jei nusimačiau tik skambutį klientui, tai jį atlikau ir pasižymėjau kaip atliktą. Jei nusimačiau “dokumentų rengimą”, tai nei galiu pažymėti, kad atlikau, nei galiu įsivertinti progresą. Net ir tuo atveju, kai užduotis neskaidytina dėl savo specifikos (pavyzdžiui, parengti didelės apimties dokumentą klientui), tai gali skaidyti ją ne į skirtingas užduotis, o pagal apimtį. Pavyzdžiui, pirmadienį – parengti 3 psl. dokumento iš turimos medžiagos. Antradienį – parengti 4 psl. (arba konkrečią dalį) ir pan. Pasitenkinimas dienos pabaigoje, kad užbraukei visa, ką planavai atlikti, suteikia visai žymiai didesnę energiją ir jėgas kitai dienai.
#15 Susitvarkyk
Švari darbo vieta – švari galva. Aš pati šiaip esu “kūrybinės betvarkės” arba “sistemingo chaoso” šalininkė. Man iš prigimties natūraliai viskas susijaukia, o tvarkymuisi vis “pritrūksta laiko” (rašau kabutėse, nes iš tiesų žinau, kad tai nieko nereiškiantis pasiteisinimas). Tačiau kai reikia dirbti produktyviai, nuveikti daug ir nesiblaškyti, visuomet pradedu nuo aplinkos sutvarkymo. Jei neturiu laiko tvakrytis darbo stalą – migruoju ant virtuvės stalo ar į kavinę. Svarbu dirbti tvarkingoje aplinkoje, kurioje dėmesio neblašytų 101 popierius, pieštukai, kiti kūrybiniai projektai ir milijonai kavos puodelių. Žinoma, praėjus intensyviam laikui visuomet susitvarkau ir po to vėl palaipsniui migruoju iš vietos į vietą 😀 truputį pavydžiu tiems tvarkinguoliams, kuriems pavyksta nuolatos palaikyti tvarką. Bet atrandau ir savo sistemą, kuri padeda dirbti efektyviai. Tikiu, kad atrasi ir tu.
Atskirai paminėti labai verta ir virtualią darbo erdvę. Kalbu ne tik apie kompo desktop’ą (maniškis laiks nuo laiko užsipildo sklidinai, kaip ir darbo stalas), bet ir apie darbinius aplankus, failus ir jų saugojimo / laikymo sistemą. Be sistemos anksčiau ar vėliau susidursi su nemenkais iššūkiais. Jei naujas failų versijas vadini visokiais naujausias, naujausias 1, naujausiasssss, naujesnis 0131, tai kažkada turėsi nemažai laiko skirti, kad atkapstytum tau reikalingą. Kas man padeda išvengti tokio balagano – sualvoju failui pavadinimą ir naujas versijas, jeigu jų visų reikia, užvadinu su data (pvz naujausias 0901, naujausias 0903 ir t.t.). Kai jau pasitvirtinu galutinę versiją – visas kitas ištrinu arba sukeliu į atskirą aplanką. Ir šiaip dokumentus grupuoju pagal tematiką arba pagal užduočių tipus, pagal klientus ir pan., ir būtiniausiai sunumeruoju. Labai rekomenduoju pasiskirti laiko ir apgalvoti tam tikrą sistemą, kuri padės palaikyti švarą ir tvarką virtualioje darbo ervėje.
#16 Surūšiuok
Daug greičiau darbus nudirbsi, jei sugrupuosi panašias užduotis į vieną laiko bloką (lyginant su bet kaip per visą dieną atliekamomis užduotimis). Pavyzdžiui, komunikacija. Gali nusimatyti tam tikrą laiką pašto tikrinimui / atsakymams (jau kalbėjau apie tai #11 patarime). Taip pat – atskirą laiką skambučiams (tiems, kuriuos turi atlikti tu, pavyzdžiui, planuotiems iš anksčiau ar perskambinti kažkam, kas skambino kai dirbai ties kitomis užduotimis). Dienos pradžioje gali nusimatyti laiko bloką dienos planavimui, dienos pabaigoje – įsivertinimui ir pastaboms kitai dienai. Aš net įsigudrinau tam tikras užduočių grupes blokuoti savaitės dienoms. Pavyzdžiui, antradienius skiriu vidiniams komandos aptarimams. Trečiadienius – vidinių procesų ir sistemų kūrimui / korekcijoms. Penktadienius – planavimui. Žinoma, į tas dienas įsiterpia ir kitokio plauko užduočių, būna kyla vienas kitas gaisras, kurį tenka nedelsiant gesinti, būna savaičių, kai visai nesilaikau savo laiko blokavimo principų. Bet taisyklės išlieka ir po didesnių ar mažesnių nukrypimų visuomet prie jų sugrįžtu. Rezultatas – labai paprastas ir aiškus planavimas. Kai gaunu neplanuotų prašymų ar užklausų, man labai lengva neprisižadėti, kad galėsiu tą padaryti pavyzdžiui antradienį (nes iš anksto žinau, kad antradienį įprastai skiriu kitiems reikalams, t.y. aptarimams). Ir dienos žymiai lengvesnės, nes galiu fokusuotai sutelkti dėmesį į tam tikro tipo darbus ir nesiblaškyti. Taigi – rūšiuok ir dirbk be įtampos.
#17 Skaičiuok laiką
Kurį skiri konkrečioms užduotimis. Dirbk su taimeriu, kitaip tariant, naudok pomodoro ar adaptuotą metodą. Kad neišklystum už savo dienos plano ribų, nusimatyk, kiek laiko dirbsi su viena ar kita užduotimi. Nusistatyk tam laikui žadintuvą ir viskas: susikaupk ir dirbk. Jokių telefonų, emailų, pranešimų. Jokio interneto. Kuo daugiau rezultato per paskirtą laiką. Kai taikau šią taisyklę, tai apėmus azartui pradedu lenktyniauti pati su savimi. Neretai ir užduotį užbaigiu žymiai greičiau, nei planavau (nes juk noriu laimėti!).
Net jei ir nepadarysi darbo greičiau (nei planuoji), tai labai ribotas laikas pastiprins motyvaciją susikaupti į tą konkrečią užduotį ir nepasiduoti pagundai griebtis kažko kito. O tada, laikui pasibaigus, galėsi padaryti pertraukėlę ir judėti toliau – prie kitų užduočių, kurias taip pat nori išbraukti kaip atliktas.
#18 Pasidaryk sąrašą
Ir išbrauk tai, ką jau atlikai. Kuo daugiau nešiojies galvoje (užduočių, idėjų, deadline’ų, kitos informacijos), tuo mažiau laisvos vietos lieka susitelkimui ties daroma užduotimi. Vadinasi, nukenčia ir produktyvumas, nes viską darai mažesnėm apsukom.
Jei tau, kaip ir man, random idėja gali kilti dirbant visai nesusijusį darbą, tai gali naudoti tokią taktiką: skirti tokioms idėjoms, klausimams, netyčia prisimintoms/sugalvotoms užduotims dedikuotą vietą darbo knygoje. Aš dažniausiai kur nors gale palieku keletą puslapių, atskiriu juos skirtuku ir ten žymiuosi. Kokia to nauda? Minimalus blaškymasis, kai reikia susikaupti, ir nepamirštu gerų ar ne tokių gerų idėjų. Karts nuo karto tą sąrašiuką peržiūriu ir prabraukau (perkeliu į planuojamas užduotis arba tiesiog suprantu, kad neverta tolimesnio darbo). Kai kurie dalykai kabo ten gana ilgai, kol jiems ateina laikas būti padarytiems arba atsisakytiems. O mano galva tuo tarpu atvira naujoms mintims.
Ir būtinai išsibraukyk ar užsipliusuok, ką iš sąrašo jau atlikai. Pasitenkinimas, kylantis iš atliktos užduoties, taip pat teigiamai veikia mūsų produktyvumą.
#19 Pamiegok
Bent 8 valandas per parą. Miego trūkumas nėra taip paprastai atstatomas, kai įsivaizduojame (nu maždaug darbo dienomis pavarysiu, o savaitgalį atsigriebsiu). Jeigu miegi mažiau, nei 7 ar 8 (labiau reikėtų siekti 8) valandas per parą, tai JAU patiri miego trūkumą. O jis gali atsiliepti labai įvariai, tiek fizinėmis, tiek emocinėmis ar kognityvinėmis pasekmėmis. Ne išimtis ir gebėjimas susikaupti, apdoroti informaciją ir produktyviai dirbti: jei tau trūksta miego, greičiausiai būsi kur kas mažiau produktyvi savo versija, ir atvirkščiai.
Neblogų pagyrimų esu girdėjusi ir pietų miegeliui, arba nappuccino. Yra įvairių rekomendacijų – snausti 25, 30, ar net 40 minučių. Manau svarbu atsižvelgti ir į savo organizmo poreikius. Man, pavyzdžiui, powernap’as retai kada užtrunka ilgiau kaip 15-20 minučių, o jaučiuosi kaip gerai įgriuvusi į sapnus. Ir galiu sėkmingai tęsti pradėtus darbus.
Tad neapgaudinėk savęs, kad gali kažko daugiau pasiekti savo miego sąskaita. Tai yra labai trumpalaikė strategija. Geriau papurenk patalus, išvėdink miegamąjį, palik technologijas už miegamojo durų ir gerai išsimiegok.
Labanakt?
#20 Pajudėk
Kaip ir miegas, judesys stipriai teigiamai veikia ne tik fizinę, bet ir psichinę mūsų būklę. Ar pastebėjai, kad pasportavus ar energingiau pajudėjus energija ne išsieikvoja, o, atrodytų, kaip tik atvirkščiai – padidėja? Kuo daugiau energijos, tuo daugiau gali nuveikti. Žinoma, svarbu, kad pasirinktumei tinkamą laiką (kada sportuoti) ir priimtiną judesio metodą. Mano pačios santykis su sportu toks, eee… gana kompikuotas. Labai ilgą laiką NEKENČIAU sporto. Visokios ten mankštos ir pratimai užknisa ir yra nuobodūs. Jogai dar neįpusėjus jau žvalgausi į laikrodį: ar tuoj baigsis? Vienu metu kaip judesio alternatyvą buvau pasirinkusi tiesiog pasivaikščioti (po darbo arba jo metu, ypač jei kokia nors situacija gerokai užkelia streso lygį). Ir tik visai neseniai atradau Zumbą. Kartais pritingiu, tad reikia prisiverst išsikrapštyt iš namų, bet labai gerai nuteikia ilgam. Padeda išprakaituoti stresą ir su gera energija pradėti savaitę (nes ją lankau savaitės pradžioje).
Taigi, jei šiek tiek pritingi, vis sakai “neturiu tam laiko”, neatradai mėgstamos sporto rūšies – mesk visus atsikalbinėjimus ir bent keliolika minučių KAIP NORS kasdien pajudėk. Išmėgink įvairius judesio variantus. Pamatysi, galbūt kažkuris jų tau taip patiks, kad nebeturėsi laiko ne judesiui, o įvairiems pasiteisinimams 😉
#21 Pasidalink
Darbais, t.y. prašyk pagalbos (kai jos reikia) ir deleguok / outsource’ink. Jei kuri kažką savo, nori įrodyti ką nors savo vadovams, komandai ir kolegoms ar tiesiog iš prigimties mėgsti imtis visko vienu metu, tai labai didelė tikimybė, kad pagalbos neprašai. Gal net nemoki paprašyti. Apie delegavimą ar outsource’inimą net nekalbu.
Žinau, žinau! Viską tikrai (geriausiai) gali pasidaryti pati (-s). Galbūt tai ir tiesa, bet juk laiko visi turime tiek, kiek turime. Ir nežinau, ar labai verta daryti iš tiesų viską, niekad neprašant pagalbos ar neperduodant darbo kitiems. Kuo daugiau darai, tuo daugiua skirtingų dalykų turi nuolat žinoti, atsiminti, suplanuoti. Galvoje nuolat zvimbia kelios mintys vienu metu. Tai skamba šiek tiek panašiai į multitaskinimą – o jį jau sutarėme išmesti į blogų įpročių šiukšlyną. Norint dirbti, veikti ir gyventi produktyviai, verta sutelkti dėmesį į vieną klausimą vienu metu, neskubėti ir nesijaudinti. Taip pat nepervargti dėl nuolatinio, nesibaigiančio ir nemažėjančio užduočių srauto. Be pagalbos šituos aspektus užsitikrinti vargu ar pavyks.
Todėl, jeigu laiks nuo laiko jauti, kad svyla padai ir darosi sunku kvėpuoti – pagalvok, kuriai iš savo daromų užduočių galėtum pasitelkti pagalbininkus, ką galėtum deleguoti, o kam, vietoje to, kad darytum pati (-s), galėtum pasisamdyti įvairių paslaugų teikėjus?
#22 Medituok
Aaa, bet kas iš tiesų turi laiko ar kantrybės meditacijai? 😀 jei aplink tave nuolat siaučia skirtingų reikalų uraganai, vis įtraukiantys ir paleidžiantys pagal neaiškų grafiką, ir tu nuolat sukiesi tuose sūkuriuose, tai tikriausiai taip ir atrodo: nėra kada sėdėt ir svajot balažin apie ką. Tiesą sakant, ir šis produktyvumą skatinantis įprotis (kaip ir miegas, judesys ar keli kiti geros savijautos dalykai) yra būtinas, jei nori kada nors to laiko vis dėlto TURĖTI. Pernelyg dažnai darbų ir reikalų chaosą sukuria mūsų pervargusios, amžinai apkrautos smegenys, nuolat reaguojančios į įvairius dirgiklius. O kad ką nors išties naudingo nuveiktum, reikia tylos ir ramybės (labiau viduje, nei išorėje). Meditacija tą ramybę gali puikiausiai suteikti – ir nereikia tam skirti kažkokio ypatingo laiko ir pasiruošimo. Gali pamedituoti vos 5 minutes per dieną – ir tai pajusi teigiamą poveikį. Bent 5 minutes juk tikrai atrasi, m? Pamatysi, ir reikalai po meditacijos rodysis kur kas paprastesni ir lengviau suvaldomi.
Aš asmeniškai meditacijai naudoju Medito appsą (gali pasirinkti kasdienės meditacijos trukmę pagal savo poreikius ir galimybes), taip pat kartais įsijungiu ir lietuvišką Atsipūsk. Kai jaučiu, kad pradeda viskas slysti iš rankų, būtinai skiriu laiko meditacijai. Net ir labai trumpai. Ir reikalai susitvarko (nes viskas prasideda ir baigiasi galvoje).
#23 Pailsėk
Miegą kaip būtiną produktyvumo sąlygą jau aptarėme. Kitas labai panašus patarimas – skirti laiko poilsiui. Nuskambės nelabai užtikrintai, bet: kažkur skaičiau (neprisimenu tiksliai kur), kad geram, susikaupusiam ir produktyviam darbui sutelkti dėmesį gali iki 4 valandų. Po to jau dėmesio raumuo po truputį atsileidinėja ir rezultatai nebe tokie geri ir užtikrinti, kaip iš pradžių. Ką tai reiškia? Ogi tai, kad smegenims reikia leisti pailsėti. Ne veltui iš 7 dienų 2 turime skirti poilsiui (nors dabar vis daugiau yra kalbama apie 3 poilsio dienų naudą ir aš esu to labai didelė šalininkė). Atitinkamai planuok ir darbo savaitę (2 dienos intensyvaus, sudėtingo, sutelkto darbo, o likęs laikas – rutinai, paprastesnėms užduotims ir pan), ir darbo dieną (nepersistenk ir nepriplanuok visų 8 darbo valandų vien tik intensyviam, sutelktam darbui. Nebent, žinoma, deadline’as kvėpuoja į nugarą – tokiu atveju pavaryk ir iškart skirk laiko planavimui, kad kitą kartą deadline’as neištiktų netikėtai). Ir būtinai susiplanuok poilsio pertraukėles. Tarp užduočių, tarp susitikimų, tarp dienų. Nepamiršk ir atostogų. Jos ne šiaip sau yra sugalvotos. Atostogauk daug, dažnai ir reguliariai (nepamirštant pasiimti ir vienos – kitos laisvos dienos).
Pailsėjus rezultatą pasiekti kur kas lengviau, nei pavargus bandyti dar iš savęs ką nors išsunkti. Tai geriau nepavark per daug.
#24 Už(si)čiaupk
Tikriausiai sunku būtų atrasti tokį žmogų, kuris ką nors NORĖTŲ atlikti blogai. Dažniausiai visi norim ir stengiamės daryti viską kuo geriau. Bet kai kuriems ima ir pokšteli smegenys, ir tas “geriau” niekad neateina. Vis kas nors dar negerai, dar reikia pataisyti, dar iki tobulybės toli. Vargas, jei taip elgiesi su visomis užduotimis. Turiu liūdnų žinių – tobulybės visame kame nepasieksi niekad. Tai gal geriau susitelk į ten, kur tai tikrai svarbu, o visa kita daryk pakankamai gerai. Pasaulis nuo to nei sugrius, nei pradės kaip nors labai blogai galvoti apie tave. Kaip tik – išsilaisvinus iš nepasiekiamos tobulybės pančių, nuveiksi kur kas daugiau.
Deja, turiu pripažinti, kad ir pati kartais įkrentu į perfekcionizmo spąstelius. Būna, kad brūžinu brūžinu kokią nors mažai reikšmingą lentelę kokiam nors ne svarbiausiam dokumente vien tam, kad gražiai susilygiuotų stulpeliai (ir tai dažnai būna milimetrų klausimas). Aišku, būna situacijų, kai tie milimetrai labai svarbūs, bet dažniausiai perfekcionisto rankose užsilaiko ne tos situacijos. Ir vietoj to, kad kažką padaryčiau per pusvalandį, dirbu geras 2 valandas. Jei paklaustume, ar dokumento gavėjai mato skirtumą tarp dviejų versijų (tobulesnės, nubrūžintos, ir tos pradinės) – greičiausiai nematytų. Net jei ir pastebėtų, sprendimams ir bendrai atlikto darbo kokybei tas įtakos neturėtų. Tai štai ir paaiškėja, kad bergždžiai siekiau padaryti kuo tobuliau ten, kur to visai nereikėjo. Geriau jau būčiau padarius 2 pakankamai gerus, nors ir netobulus, dokumentus.
Pastebėk ir tu save, ar tik neužsisėdėjai ties kokia nors ne pačia svarbiausia užduotimi? Gal jau laikas pasakyti: perfekcioniste. PATYLĖK, gerai?!
#25 Nemalk Š
Arba tiesiog imk ir padaryk. Kaip ten aglakalbiai sako – paskutinis, bet toli gražu ne prasčiausias. Man atrodo visi žinome didelį ir baisų žodį PROKRASTINACIJA, arba, jei labiau mėgsti lietuvybes – parastąjį atidėliojimą. Deja, paprastų vaistų nuo šito baubo nėra. Vienintelis išsigelbėjimas – nustoti išsidirbinėti ir padaryti tai, ką reikia padaryti. Tiesa, daugeliu atvejų tereikia PRADĖTI, ir išgaruoja visas noras atidėlioti.
Dažniausiai atidėliojame tai, kas neįdomu, ko nežinome, kaip daryti, arba kai žinome, kad laukia iiiilgas ir didžiuuuulis darbas. Neįdomybes galima sužaidybinti (aš dažniausiai taikau lenktynių metodą. T.y. kuo daugiau atlikti tam tikrų užduočių per tam tikrą laiką); nežinomybes – išskaidyti į mažesnius klausimus ir imtis jų; o tai, ko bijomės dėl apimties – tiesiog pradėti (gali sau pasakyti, kad ką nors darysi pavyzdžiui, pusvalandį. Man tai labai padeda nustot atidėliot tvarkymąsi).
Ir dar vienas patarimas: kad kitą kartą nepasikartotų tos pačios grumtynės su prokrastinacija, nustok dirbti tuo metu, kai dar žinai, ką darysi toliau (t.y. kokie kiti žingsniai). Ši gudrybė ypač naudinga kūrybiniuose procesuose, kurie dažnai yra nenuspėjami ir nesuprognozuojami. Pavyzdžiui, rašau ilgesnį tekstą, kurio neužbaigsiu iškart, tą pačią dieną. Nustoju rašyt tada, kai baigiasi tam skirtas laikas (atsimeni patarimą #17?), bet būtinai sugalvoju, kaip ir ką tęsiu. Ir pasižymiu trumpas instrukcijas, mintis, nuorodas komentare. Kitą kartą nebus baisu atsidaryti pradėto teksto ir mėginti prisiminti ką ir kodėl rašiau, ir kaip tęsti toliau – manęs jau lauks šiokia tokia špargalkė, todėl ir pagunda atidėlioti šią užduotį bus ženkliai mažesnė.
