17:15, lyg ir laikas lengviau atsipūsti po intensyvios dienos, bet užvėrus laptopą nejauti didesnio palengvėjimo? Ko gero, tavo dienos užduočių sąraše ir vėl liko neišbraukytų darbų – ir jie tikrai ne tokie, kuriuos galėtum lengvai padaryti per 5-10 min. Pažįstama situacija? Aha. Man taip pat. Been there, done that! Aš net galėčiau lažintis, kad priežastys, kurias kartojame sau galvose, greičiausiai bus labai panašios į šias:
– Yra darbų / projektų / klientų, kurių taip griežtai į laiko ir erdvės ribas neįsprausi;
– Sunku susikaupti, kai telefonas reguliariai skamba, o el. pašte kaupiasi neskaityti laiškai;
– Yra ir kitų svarbių darbų, kurių nebuvo dienos sąraše;
– Darbo tiesiog per daug!
Visos įvardintos priežastys gali būti teisingos, bet yra ir nedidelė tikimybė, kad už jų slepiasi kur kas paprastesnė ir ne tokia romantiška tiesa: tiesiog truputį atidėlioji (sąmoningai ar pasąmoningai).
Atidėliojimui tinka įvairūs darbai:
- Reikalaujantys daug laiko;
- Reikalaujantys ilgesnio susitelkimo;
- Reikalaujantys papildomos informacijos ir žinių;
- Tokie, kurių dar niekada nedarei;
- Nuobodoki darbai;
- Etc., etc.
Tiesą sakant, atidėliojimui labai tinka VISOS užduotys, bet labiausiai tikėtina, kad atidėliosi tas, kurios kelia kokių nors nepatogumų. Deja, tokios užduotys dažniausiai tiesiogiai siejasi su progresu ir proveržiu tavo turimuose projektuose ar tiesiog palengvėjimu darbotvarkėje. Be to, niekaip neįveikiami, iš vienos dienos į kitą nuolat keliaujantys darbai slegia ir vargina – tai tikrai nedidina bendro produktyvumo ir pasitenkinimo darbu (ar savo gyvenimu).
OK, gal skambu pernelyg dramatiškai, bet gerai pasikapsčius savo viduje, greičiausiai taip ir jautiesi, kai turi amžinai kabančių darbų?
Na tai, ką daryti?
Yra gausybė produktyvumo technikų ir metodikų, galybė būdų tvarkytis dalykinį gyvenimą, sisteminti darbus ir užduotis, bet viena iš paprasčiausių (ir man labiausiai patinkančių) –
PSU (pati svarbiausia užduotis) arba Suvalgyk tą varlę!
Kaip pavadinsi, taip nepagadinsi. Jei gimei ne vakar ir ne užvakar, tikriausiai jau girdėjai ir nutuoki apie ką aš: pirma dienos užduotis – svarbiausia užduotis. Paskirk šviežią ryto laiką ir dar šviežią galvą nemaloniausiai, rimčiausiai ar dar visokiausiai užduočiai. Įveikus patį didžiausią dienos darbą ryte, likusi dienos dalis bus vienas malonumas, net jei ir atsiras nenumatytų, degančių darbų ir klausimų. Skamba ganėtinai paprastai, tiesa? Taip ir yra!
Kodėl verta vadovautis PSU technika?
1. Geriausi rezultatai pasiekiami dirbant susitelkus, susikaupus į konkrečią užduotį. Dienos eigoje produktyvumas ir gebėjimas sutelkti dėmesį krenta, todėl aštriausią dėmesį turėsi dienos pradžioje. Kam nori jį skirti?
2. Geras nusiteikimas, didžiavimasis savimi ir pasiektais rezultatais įkvepia jėgų ir motyvacijos dirbti. Jei dienai įpusėjus jau būsi atlikusi svarbiausią užduotį, tikrai jausies kur kas geriau – lyginant su diena, kai popiet suvoki, kad net nežinai, kur tas laikas pradingo (skambučiai? Laiškai? Pasitarimai?)
3. Ar jau sakiau, kad tai yra neįtikėtinai paprasta? Užtenka žinoti, kokia užduotis šiandien svarbiausia ir nedelsiant jos imtis.
Na, kad technika išties duotų naudos ir ją tikrai pritaikytum, reikia trupučio valios. Bet juk bent truputį tikrai visi turime?
Kaip dar palengvinti sau gyvenimą, kad suvalgyti varlę pusryčiams taptų išties paprasta kasdiene praktika?
1. Rytdienos darbus planuok iš vakaro. Laiką pasirink sau tinkamą ir priimtiną – ar tai būtų popietė kai jau matai, ką spėjai atlikti ir ką turėsi nuveikti rytoj, ar vėlus vakaras. Svarbiausia – kad dieną pradėtum žinodama, kaip ji turėtų atrodyti idealiomis sąlygomis;
2. Turėk 2-3 valandas netrukdomo laiko dienos pradžioje. Kaip tai pasiekti? Paprasčiausias būdas – išjungti telefono garsą, notification’us, el. paštą tam laikui ir gerai, produktyviai padirbėti. Jei dėl kokių nors aplinkybių to negali padaryti, tai bent jau man visuomet pasiteisina pradėti darbą anksčiau, kai kiti dar miega ar ruošiasi į darbus. Tuomet, prasidėjus skambučiams ir užklausoms, galiu jaustis ramiai, nes jau esu žingsniu priekyje;
3. Žinok ir atskirk savo prioritetus. Varlė, kurią čia taip primygtinai rekomenduoju, turėtų būti svarbiausia tos dienos užduotis. SVARBIAUSIA, o ne skubiausia. Tarp jų gali būti labai didelis skirtumas;
4. Didelę varlę valgyk mažais kąsneliais. T.y. nesusiplanuok pernelyg komplikuoto, didelės apimties darbo į vieną 2-3 valandų langą, jei gali tą darbą sudalinti į mažesnes užduotis. Pavyzdžiui, kai turi sukurti rezultatą, bet neturi tam pakankamai reikalingų duomenų ir informacijos, tai užduotis Nr. 1 turėtų būti informacijos surinkimas, o ne to rezultato kūrimas.
5. Atsispirk pagundai planuoti varles visai savaitei (ar, God forbid, dar tolimesniam laikui) į priekį! Atsimeni? Juk kasdien kyla įvairių nenumatytų atvejų ir dažnai planus ir darbų sąrašus reikia koreguoti. Todėl neapsisunkink ir neprisiplanuok be reikalo. Tikrai užteks žinoti vieną svarbiausią tos dienos užduotį, o dėl kitos dienos (galutinių) prioritetų galėsi nuspręsti dienai einant į pabaigą.
Štai ir viskas! Labai paprasta ir efektyvu.
(Kas šiandien pusryčiams? Prisirpusi varlė)
Dėmesingų ir produktyvių rytmečių,
Sandra
