Imkime vieną kartą ir nuspręskime: popierius ar skaitmena
(ir ne, nors ir skaitote šį įrašą popierinio planuoklio svetainėje, tai nebūtinai reiškia, kad rezultatas akivaizdžiai nulemtas iš anksto)
Nepaaiškinamą potraukį gražiems sąsiuviniams jaučiau tikriausiai visada (esu tikra, mūsų tikrai yra tokių daugiau, ar ne? :D), ir laiks nuo laiko kurioj nors spintelėj ar stalčiuje nuguldavo DAR VIENAS labai gražus sąsiuvinys arba užrašinė. Su vienu tikslu – rinkti dulkes. Matyt, pirkdavau juos visus svajodama apie kažkokią alternatyvią savęs versiją: kaip romantiškai kažką ten užrašinėju, prirašau pilnus lapus, imu štai jau kitą ir taip procesas tęsiasi non-stop. Tik niekad nesusimąsčiau: o ką gi aš ten iš tiesų rašysiu, jei nerašau nieko dabar? (aišku, be vieno kito paaugliško eilėraščio, kurių, taip pat esu įsitikinus, turime prirašę visi) ar mokslams/darbams panaudotų atsitiktinių puslapių. Tiesiog pati idėja kažką rašyti gražioje užrašinėje ar sąsiuvinyje gražiu rašikliu yra labai, labai graži.
Tai šitą priklausomybę išgyvenau prieš kokius 10 – 15 metų. Po to įsidarbinau (ko gero pirmoje normalioje) darbovietėje, kurioje, kaip laikas vėliau parodys, nepastebimai ir greitai pralėks geri 10 metų. Čia pirmą kartą ir pradėjau naudotis planuokliu (popieriniu), arba kitaip vadinama darbo knyga. Tiesa, ne savo noru – ją gavau dovanų iš įmonės, tad jaučiau ir lengvą pareigą būtiniausiai ja naudotis.
Tačiau dabartiniame kontekste neretai tenka su vienu ar kitu draugu ar pažįstamu padiskutuoti (kai kas gal sakytų – pasiginčyti) apie tai, kaip yra geriau ir patogiau planuoti ir valdyti ne tik darbus, bet ir visą gyvenimą: popieriuje, kompe ar telefone? Juk šiandien jau, galima sakyti, pasirinkimo galimybės neribotos. Kadangi esu išmėginusi ne vieną metodą ir sistemą, tai, kaip sako klasikai – nepalyginama, bet imkime vieną kartą ir palyginkime: geriau planavimui naudoti tradicinį (senovinį?) įrankį – darbo knygą ir rašiklį ar jau nusimesti praeities šleifą ir visus organizacinius darbus patikėti technologijoms?
POPIERINĖ DARBO KNYGA (PLANUOKLIS). PRIVALUMAI
Paprastumas. Planuojant darbus ir pasižymint įvairias mintis darbo knygoje, nereikia prisiminti jokių prisijungimo duomenų, slaptažodžių. Popieriniam planuokliui nereikės ieškoti įkrovėjo ar rozetės, nereikės jungtis prie interneto. Žodžiu, paprasčiausas įmanomas naudojimo būdas – imi ir žymies, arba imi ir skaitai. Na ir malonumas atliktas užduotis išbraukti ar užsižymėti varnelėmis kaip atliktas – visai kitoks, nei tą patį atliekant ekrane. Atrodo, kad greičiau pasiekia smegenis ir įjungiamas pasitenkinimas ir atsipalaidavimas.
Skatina susitelkimą į vieną užduotį. Man atrodo, visi jau žinome, kad multitaskingo nauda – visiškas mitas, be to, užrašinė, planuoklis arba darbo knyga – kaip pavadinsi, taip nepagadinsi – neblaško patys savaime. Tai yra, užsirašinėjant ar sklaidant prirašytus puslapius iš jų netikėtai neiššoks joks notification’as, priminimas ar netikėtas skambutis. Šiais visuotinio pasiekiamumo ir 24/7 buvimo online laikais galimybė susitelkti į vieną užduotį be papildomų dirgiklių – tam tikros rūšies prabanga. Tiesa?)
Ranka užrašyti darbai ir pastabos labiau prilimpa. Rašymas ranka, nors šiandien ja ugali būti laikomas archajišku įgūdžiu (ir įpročiu?), bet vis dar teikia nenuginčijamą naudą. Visų pirma – rašant ranka informacija daug geriau įsimenama, įsisavinama ir suvokiama. Ir tai naudinga ne tik studentams – bet kokia rimtesnė problema ar keblus klausimas tampa daug aiškesniu, ranka pasižymėjus svarbiausius jų aspektus. Pati praktikoje taip pat pastebėjau – jeigu reikia kažką subreinstorminti, sujungti daug sudedamųjų dalių į vieną sprendimą ar strategiją, tai visų Irma griebiuosi rašiklio ir popieriaus. Finale, žinoma, dauguma rezultatų vistiek sukuriami šiuolaikinėmis technologijomis, bet sprendimų paieška ir pirminis išjudėjimas iš starto – žymiai produktyvesnis ir kokybiškesnis popieriuje. Tą patį galiu pasakyti ir apie susitikimus. Jei svarbias pastabas pasižymiu ranka popieriuje, tai vėliau žymiai lengviau prisiminti visą kontekstą. Kai tik patingiu ir kažką rašausi kompe – tai atmintyje ir lieka tik tai, kas užrašyta (vienas – du žodžiai, iš kurių sunku išvynioti visą istoriją).
Na ir galiausiai – užrašai ir planai popieriniame planuoklyje mažiau vargina akis, nei melsva ekranų šviesa. Žinoma, reikia pasirūpinti tinkamu apšvietimu (prieblandoje ar tamsoje nelabai paskaitysi popieriuje suguldytą tekstą). Ypatingai tai svarbu, jei turi įprotį dienos pabaigoje peržiūrėti savo darbų / minčių sąrašą ir pasiplanuoti rytdieną. Man rodos, jau visi girdėjome, kad bent 1-2 valandas prieš miegą derėtų privengti spoksojimo į ekranus – kad miegas būtų kokybiškesnis ir pailsėtume geriau. O pailsėjus ir darbai einasi žymiai geriau.
TECHNOLOGIJA (kompiuteris arba telefonas. Arba abu). PRIVALUMAI
Pasiekiama visur, iš bet kur. Su dabartinėmis debesijos paslaugomis ir technologijomis, tikėtina, kad užteks su savimi turėti telefoną ir atsidarius naršyklę arba kokį nors appsą, lengvai pasieksi visus savo planus ir įrašus. Žinoma, yra papildomų sąlygų – geras interneto ryšys (bent jau Lietuvoje juo tikrai nesiskundžiame) ir galimybė įkrauti savo įrenginių baterijas.
Paprasta daryti pakeitimus, perorganizuoti ir pan. Neretai pasitaiko, kad keičiasi mūsų ar kitų planai ir ištisos dienos persiplanuoja (arba tiksliau, būna perplanuojamos). Arba prisiplanuojam, prisirašom ko nors ne ten, kur reikėtų (mane karts nuo karto ištinka tokia bėda. Nežinau kaip tai nutinka, gal kai pamiršusi visus tyrimus ir informaciją, pradedu vėl multitaskinti, t.y. daryti 9 darbus vienu metu, bet kiekvienam teskirdama kokius 10 % smegenų pajėgumų). Tai pakeitimus padaryti žymiai lengviau kompu ar telefonu (dažnu atveju pakaks tiesiog pakeisti datą ar laiką), o popieriuje jau tenka braukyti, versti naują lapą, kai jis verčiasi. Arba – dėmesio – iš kažkur ištraukti korektorių (atsimenate dar tokius??) ir pasitaisyti darbotvarkę, kai naujas lapas ne opcija. Na ir pataisymai, kai jų daug, arba kai reikia daug kartų perrašinėti tą pačią informaciją, gali gerokai užknisti (juos atliekant popieriuje).
Automatiniai priminimai. Šita savybė yra viena geriausių, bent jau man. Žmonės, su kuriais bendrauju dalykiniais klausimais, dažnai net neįsivaizduoja, kokia esu išsiblaškiusi ir užuomarša. Galiu lažintis, kad daug kas, kas mane pažįsta kaip kolegę, darbuotoją ar paslaugų teikėją, lengvai mane pavadintų labai organizuota ir gerai planuojančia/valdančia laiką. Dalis tiesos tame yra, bet tik dėl to, kad galiu pasitelkti įvairias technologijas ir savo trūkumus (užmaršumą ir išsiblaškymą) pridengti nusistatydama priminimus. Na, o kai žinai, kad nieko nepamirši, nes skaitmeninis kalendorius (a.k.a. asistentas) tau primins iš anksto ką kam prisižadėjai, tai galvą gali kvaršinti svarbesniais ir malonesniais dalykėliais. Planuojant popieriuje jau teks įdėti daugiau asmeninių pastangų.
Lengva paieška. Net jeigu ir neturi konkrečios sistemos planavimui ar užrašams (nors labai, labai rekomenduoju turėti), norimo elemento paiešką gana paprasta padaryti vien dėl elementarios paieškos funkcijos kone kiekviename puslapyje, appse, įrenginyje. Jei metų pabaigoje prisireikia pasitikrinti kažką, ką žymėjais metų pradžioje, tai naudojant popierinę darbo knygą teks pasklaidyti ir akimis praskenuoti nemažai informacijos. Tuo tarpu kompe (ar telefone) visą tą darbą atliks, eeee, robotas (greičiau programa, bet robotas skamba žyiai kiečiau). Tiktai reikia žinoti, ko ir kaip ieškoti. Nesididžiuoju, bet esu taip ne vieną failą “pametusi” (jokios paieškos galimybės nepadės, jei neprisimeni, ko konkrečiai ieškai).
Ok, privalumų (ir, be abejo, trūkumų) turi abi opcijos. Tiek darbo knyga, tiek internetiniai planuokliai pasitarnauja ir turi pranašumų tam tikrose situacijose. Tai kaip nuspręsti, kas yra geriau?
Žinote, ką? Nespręskime. O kodėl mums reikia būtinai rinktis vieną iš dviejų, kai abu variantai turi akivaizdžias naudas? Per visą savo darbinę istoriją ir praktiką atradau sistemą, kurioje sujungiu visus geriausius aspektus iš abiejų pasaulių. Manau, visada geriausiai veikia tai, ką prisitaikome sau su tam tikromis išlygomis (lyginant su aklai taikomomis taisyklėmis ir metodikomis). Visai neverta ginčytis (diskutuoti) apie tai, kas geriau šiuolaikiniam žmogui – popierinė darbo knyga ar skaitmeninis planuoklis. Jie labai geri abu, o protingiausi žmonės pasiima ir naudoja geriausias savybes tiek iš vieno, tiek iš kito. Save, žinoma, laikau atstovaujančia tą protingiausiųjų grupę (kaip ir 98% populiacijos).
Todėl žemiau dalinuosi savo sistema, kaip naudoti tradicines ir šiuolaikines planavimo priemones ir sėkmingai maskuoti savo užmaršumą, išsiblaškymą ir kitas nepageidautinas savybes: